Hur vi hanterar dina personuppgifter

För att kunna förse dig som kund med så relevanta tjänster och erbjudanden som möjligt behöver vi behandla dina personuppgifter. Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dem. Därför gör vi det med största möjliga hänsyn till din integritet och rätten att ha kontroll över dina personuppgifter. Våra vägledande principer för vårt dataskyddsarbete är enkla. Vi är öppna med vilka data vi samlar in och varför. Vi behandlar dina personuppgifter utifrån de krav som ställs i Dataskyddsförordningen.

Informationstexten nedan förklarar hur Telgekoncernen samt dotterbolag samlar in och använder dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande. Det är viktigt att du läser och förstår denna information och vår personuppgiftspolicy innan du använder våra tjänster. Har du frågor om dataskydd och integritet är du alltid välkommen att kontakta oss via e-post dataskyddsombud@telge.se

Offentlighetsprincipen

Viktigt att veta är att offentlighetsprincipen gäller för kommunala bolag enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Detta innebär att meddelande, brev, sms eller e-post m.m. som skickas till oss blir allmänna handlingar som kan komma att lämnas ut till en tredje part.

Generellt sett behandlar vi dina personuppgifter så här

Ändamålet: Vi behöver behandla personuppgifter för att vidta olika åtgärder som vi ska göra enligt våra avtal med dig. Personuppgifterna kan också behövas för att vi ska kunna föra statistik och göra undersökningar för att förbättra våra produkter och tjänster eller att marknadsföra dem till dig. Därutöver kan personuppgifterna ingå i sådan information som vi enligt lag måste lämna till myndigheter eller andra eller för olika åtgärder (t.ex. bokföring, redovisning och deklaration) som vi enligt lag är skyldiga att vidta.
Laglig grund: I vissa fall inhämtar vi ditt samtycke innan vi behandlar dina personuppgifter. I andra fall har vi laglig grund för att behandla uppgifterna även utan ditt samtycke, såsom när det är nödvändigt för fullgörandet av avtal mellan dig och oss, när det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet som vi har, eller när det är nödvändigt för något särskilt intresse som får anses väga tyngre.
Övrigt: Vi behandlar inte uppgift om ditt personnummer, utom i de få fall där detta är nödvändigt för att vi ska kunna säkert identifiera dig. Exempelvis där uppgift om personnummer behövs för att din identitet som kund skall kunna fastställas och där det är viktigt att ingen obehörig får tillgång till dina personuppgifter. Vi behandlar inte några känsliga personuppgifter om dig (till exempel hälsoinformation) och andra skyddsvärda uppgifter (till exempel om din ekonomi) behandlas bara när de behövs för särskilda ändamål (ttill exempel för att ge dig kredit). Vi är restriktiva med att låta någon annan sköta vår behandling av personuppgifter, särskilt när denne finns utanför EU/EES. Vi behandlar inte heller dina personuppgifter under någon längre tid än det behövs för att vi ska kunna uppfylla ändamålet som beskrivs ovan.

Vår utgångspunkt är att vi ska behandla så få personuppgifter som möjligt, under så kort tid som möjligt, göra dem tillgängliga för så få som möjligt och så att du kan förutse varför och hur vi behandlar dina personuppgifter.

Nedan beskriver vi närmare, dels hur Telgekoncernen övergripande samlar in och använder dina personuppgifter. Dels redovisar vi mer specifikt hur respektive dotterbolag och verksamhetsområde samlar in och använder dina personuppgifter.

Eftersom Telgekoncernen värnar om din personliga integritet och rätten att ha kontroll över dina personuppgifter hanterar vi personuppgifter med största möjliga hänsyn. Våra vägledande principer för vårt dataskyddsarbete är enkla. Vi är öppna med vilka data vi samlar in och varför. Vi behandlar dina personuppgifter utifrån de krav som ställs i Dataskyddsförordningen.

Telgekoncernen består av olika bolag och personuppgiftsansvarig (PuA) kan variera utifrån vilket bolag som tillhandahåller en tjänst samt vem som ansvarar för ändamålet med behandlingen av dina personuppgifter. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med dessa villkor och ansvar och enligt gällande lagstiftning.

Genom att använda Telgekoncernens tjänster, accepterar du vår personuppgiftspolicy och vår behandling av dina personuppgifter såsom de är beskrivna i denna informationstext om hur Telgekoncernen hanterar dina personuppgifter.

Vi vill bland annat använda e-post i vår kommunikation med dig som kund. Genom att du kryssar i rutan om att du vill ha information om Telgekoncernen och våra tjänster via elektroniska kommunikationskanaler, såsom e-post, samtycker du till att dina personuppgifter används även för detta ändamål.

Vilken information samlar vi in?

Information som du ger till oss. Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt, som när du blir kund hos oss, kontaktar oss via e-post, via telefon, våra webbplatser och social media, använder vår kundportal Kundo, använder tjänsten Mina Sidor, anmäler dig till våra nyhetsbrev eller använder någon annan av Telgekoncernens tjänster där du lämnar personuppgifter. Detta kan vara:

Person- och kontaktinformation - namn, födelsedatum, personnummer, faktura- och leveransadress, e-postadress, mobiltelefonnummer etc. Denna information samlas bland annat in för att bekräfta din identitet och verifiera dina person- och kontaktuppgifter.
Betalningsinformation – fakturainformation och bankkontonummer. Denna information samlas in för att administrera och fullgöra kundförhållandet, till exempel för att uppfylla beställningar av tjänster, våra eventuella skyldigheter gentemot dig och för att tillhandahålla information, produkter och tjänster som du beställer eller begär från oss.

Information vi samlar in om dig. När du använder våra tjänster, som till exempel vår kundportal eller Mina Sidor kan vi samla in följande information:

Person- och kontaktinformation som namn, födelsedatum, personnummer, faktura- och leveransadress, e-postadress, mobiltelefonnummer etc. (Vi behandlar inte uppgift om ditt personnummer, utom i de få fall där detta är nödvändigt för att vi ska kunna säkert identifiera dig. Exempelvis där uppgift om personnummer behövs för att din identitet som kund skall kunna fastställas och där det är viktigt att ingen obehörig får tillgång till dina personuppgifter.)
Information om varor/tjänster - detaljer angående de varor/tjänster du har köpt.
Finansiell information - din inkomst, eventuella krediter, negativ betalningshistorik.
Historisk information - dina tidigare tjänster.
Information om hur du interagerar med Telge - hur du använder våra tjänster, inklusive svarstid för sidor, nedladdningsfel, hur du nådde och lämnade tjänsten, såväl som leveransnotiser när vi kontaktar dig.
Enhetsinformation - till exempel IP-adress, språkinställningar, webbläsarinställningar, webbloggar, tidszon, operativsystem, plattform, trafikdata och annan relevant kommunikationsdata.
Geografisk information – platsdata såsom din geografiska placering.

Informationen du ger oss, såväl som information om varorna/tjänsterna, är generellt sett nödvändig för att ingå i ett avtal med oss, medan den övriga informationen vi samlar in generellt sett är nödvändig för andra syften. Exempelvis administration av erbjudna tjänster, information, marknadsföring av våra tjänster, profilering (en analys av dig som kund för att kommunicera med dig på bästa sätt) samt för viss statistik, utvärdering och kvalitetssäkerhetsarbete.

Vad gör vi med din information?

Tillhandahåller, utför och förbättrar våra tjänster. All data används för att tillhandahålla och utföra våra tjänster samt erbjudanden. Data används också för att förbättra våra tjänster, erbjudanden och ge dig som kund god service. Telgekoncernen behandlar personuppgifter för de ändamål som anges vid insamlingstidpunkten. Vi behandlar personuppgifter exempelvis för följande ändamål:

För att bekräfta din identitet och verifiera dina person- och kontaktuppgifter.
För att fullgöra vår del av avtalet, uppfylla beställningar av tjänster och våra eventuella skyldigheter gentemot dig.
För att ge dig god service, tillhandahålla information, produkter och/eller tjänster som du beställer eller begär från oss.

Vilka kan hantera din information?

Dina uppgifter kan komma att hanteras av ett så kallat personuppgiftsbiträde som är behjälplig vid vår kommunikation med dig. Detta personuppgiftsbiträde kommer då endast att behandla uppgifterna i enlighet med de syften som dina personuppgifter samlats in för. Vi vidtar alla rimliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med personuppgiftsbiträden.

Kreditupplysningsföretag och liknande leverantörer. Dina personuppgifter kan komma att delas till kreditupplysningsföretag och leverantörer av liknande tjänster. Detta i syfte att bedöma din kreditvärdighet när du ska använda någon av våra betalningsmetoder eller tjänster, och för att bekräfta din identitet och adress.

Myndigheter. Vi kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom polisen, skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det.

Övriga. Logistik- och transportföretag som levererar produkter kopplade till våra tjänster. Det kan exempelvis handla om företag och samarbetspartners som hanterar tryck, kuvertering, och/eller utskick av till exempel blanketter, brev, avier och fakturor.

Avyttring/försäljning. Vi kan komma att dela din information till tredje part i det fall vi säljer eller köper verksamheter eller tillgångar. Vi kan då komma att lämna dina personuppgifter till en potentiell säljare eller köpare.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Telgekoncernen strävar alltid efter att behandla dina data inom EU/EES. Data kan dock i vissa situationer komma att överföras till, och behandlas i, land utanför EU/EES av annan leverantör eller underleverantör. Då vi är fast beslutna att alltid skydda dina data, kommer vi att vidta alla rimliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Telgekoncernen kommer att behålla dina uppgifter så länge du är kund hos oss. Därefter kommer de att sparas i enlighet med tiden som krävs för att vi ska kunna ge dig som kund en optimal upplevelse och enligt gällande lagkrav, som exempelvis bokföringslagen. När den tiden har passerats kommer dina personuppgifter att raderas.

Vilka är dina rättigheter som registrerad?

Rätt att få tillgång egna uppgifter (registerutdrag). Vi är alltid öppna och transparenta med hur vi behandlar dina personuppgifter och ifall du vill få en djupare insikt i vilka personuppgifter vi behandlar om just dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna.

Rätt till rättelse. Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. I vissa fall behöver rättning ske i ursprungsregister hos till exempel leverantörer eller samarbetspartners. Tänk på att du som använder tjänsten Mina Sidor därigenom kan ändra vissa uppgifter direkt.

Rätt till radering. Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig ifall:

Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
Du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.
Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.
Personuppgifter har samlats in om ett barn (under 13 år) som du har föräldraansvaret för och insamlandet har skett i samband med erbjudande av informationssamhällets tjänster (t ex sociala medier).

Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kan exempelvis komma från hyreslagstiftning, bokförings- och skattelagstiftning eller bank- och penningtvättslagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning. Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.

Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling. Du har alltid rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning.

Frågor eller klagomål?

Om du har frågor, vill utöva någon av dina rättigheter eller anser att dina rättigheter inte respekteras eller om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter är du alltid välkommen att kontakta Telgekoncernens Dataskyddsombud, e-post: dataskyddsombud@telge.se. Dessutom har du rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Hur använder Telgekoncernen cookies?

Vi använder cookies och liknande spårningstekniker för att leverera en skräddarsydd upplevelse online. För mer information om hur Telgekoncernen använder cookies och liknande, se vår informationstext Om cookies.

Information om Telgekoncernens användning av sociala medier

Telge finns representerade i ett flertal sociala medier. Det finns ett antal saker du behöver tänka på när du använder våra sociala medier, se vår informationstext Telgekoncernen i sociala medier.

Kontakta oss

Telge (i Södertälje) AB med organisationsnummer 556307-6867 har sitt säte på Storgatan 42, 151 27 Södertälje.

Telgekoncernen värnar om din integritet och har utsett ett dataskyddsombud som du når på dataskyddsombud@telge.se Dessutom finns en dataskyddssamordnare inom respektive dotterbolag som agerar som en förlängd arm åt dataskyddsombudet.

Telgekoncernen och dess dotterbolag är personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter enligt ovan. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen.

Kompletterade information om hur Telge Bostäder och Telge Hovsjö hanterar personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, lokal eller parkeringsplats, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer. En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel namn, adress, kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadresser. Vi ser alltid till att följa Dataskyddsförordningen och tillämplig dataskyddslagstiftning vid våra behandlingar.

**När du ställer dig i vår bostadskö**
Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön rensar vi bort och raderar dina personuppgifter samtidigt med ditt utträde.

**När du erbjuds en bostad, lokal eller parkeringsplats hos oss**
När du blir erbjuden en bostad, lokal eller parkeringsplats hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från socialnämnden. Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du kommer att studera under hyrestiden. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad en lägenhet, lokal eller parkeringsplats hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet.

**När du hyr av oss**
När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Vi kan även behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du bor i en studentbostad kommer vi till exempel att kontrollera att du studerar. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. När det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk behandlar vi också dina personuppgifter. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar vi två år efter åtagandets eller beslutet har upphört att gälla.

**När du inte längre bor kvar hos oss**
Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet, lokal eller parkeringsplats men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter som till exempel hyresavtalet, beslut från socialnämnd och studieintyg. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, till exempel betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Kompletterade information om hur Telge Fastigheter och KB Luna hanterar personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter som du tillhandahåller till oss när du väljer att ställa dig i vår kö som sökande eller när vi tecknar ett hyresavtal med dig som hyresgäst. Dessutom kan vi komma att samla in vissa personuppgifter från externa källor, till exempel kreditupplysningar, uppgifter från myndigheter och adressuppdateringar. Vi ser alltid till att följa Dataskyddsförordningen och tillämplig dataskyddslagstiftning vid våra behandlingar.

**Sökande**
Ändamål	För att vi ska kunna registrera dig i vår kö och hantera ansökan om hyresavtal.
Kategorier av personuppgifter	Namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter, uppgifter om ekonomiska förhållanden, boendeförhållanden och arbetsförhållanden.
Laglig grund	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera kösystemet och ansökningar om hyresavtal.
Lagringsperiod	Till dess att du inte längre önskar stå i vår kö, eller till dess att hyresavtal tecknats.

**Hyresgäst**
Ändamål	För att kunna teckna och fullgöra hyresavtalet.
Kategorier av personuppgifter	Namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter, uppgifter om autogiro, förekomst av förvaltare/god man, förekomst av säkerhet (ex. borgensman) och andra uppgifter som är relevanta för hyresförhållandet.
Laglig grund	Fullgörande av hyresavtal. Denna insamling av personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt hyresavtalet. Om uppgifterna inte kan lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras.
Lagringsperiod	Till dess att hyresförhållandet upphört, eller till dess vår skyldighet enligt annan lagstiftning upphört, samt så länge det är nödvändigt för att bevaka kvarstående fordringar som rör hyresförhållandet.

Kompletterade information om hur Telge Nät hanterar personuppgifter

Tillägg för dig som är högspänningskund

Personuppgiftsbestämmelsen (punkt 1.3) i de allmänna avtalsvillkoren NÄT 2012 H (rev) har upphävts. Bakgrunden till det är att personuppgiftslagen ersätts av dataskyddsförordningen, GDPR.

Tillägg för dig som är näringsidkare och elnätskund

Personuppgiftsbestämmelsen (punkt 1.4) i de allmänna avtalsvillkoren NÄT 2012 N (rev) har upphävts. Formellt träder ändringen i kraft två månader efter den 25 maj 2018. Bakgrunden till förändringen är att personuppgiftslagen ersätts av dataskyddsförordningen, GDPR.

Tillägg för dig som är näringsidkare och fjärrvärmekund

Personuppgiftsbestämmelsen (punkt 1.4) i de allmänna avtalsvillkoren för leverans av fjärrvärme som används i näringsverksamhet har upphävts. Formellt träder ändringen i kraft två månader efter den 25 maj 2018. Bakgrunden till förändringen är att personuppgiftslagen ersätts av dataskyddsförordningen, GDPR. I samband med villkorsförändringar finns enligt fjärrvärmelagen en rätt till förhandling, medling och uppsägning av avtal.

Uppdatering pågår.

Kompletterande information om hur Telge Energi hanterar personuppgifter: Hos oss är dina personuppgifter trygga

Kompletterande information om hur Tom Tits Experiment hanterar personuppgifter

Vid köp av biljetter, presentkort och årskort samt bokning av grupper, utbildning, event och konferenser lagras dina uppgifter i enlighet med gällande lagstiftning, Dataskyddsförordningen.

Om du önskar ändra en lämnad uppgift på grund av felaktighet, kontakta oss via mejl: info@tomtit.se

Om du har frågor eller vill få mer information så är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud via mejl: dataskyddsombud@telge.se

Ingen egen, specifik information för detta bolag.

Kompletterande information om hur Telge Inköp hanterar personuppgifter

Telge Inköp AB genomför upphandlingar och tecknar avtal för vissa specifika avtalskunder.

Leverantörer som har avtal genom Telge Inköp informeras här om att personuppgifter som återfinns i avtal och tidigare lämnade anbud lagras i enlighet med Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679 och vid var tids gällande lagstiftning.

De uppgifter som återfinns i avtal publiceras i en avtalsportal. Personuppgifter lagras i enlighet med gällande lagkrav och under den tid som anges i exempelvis arkivlagen.

Om en leverantör önskar ändra en lämnad uppgift eller önskar ett registerutdrag kontakta Telge Inköp via mejl: inkop@telge.se