Elektronisk fakturering

Elektronisk fakturering har flera fördelar, både för dig som leverantör och för oss i Telgekoncernen. Det är ett mer hållbart alternativ än pappersfakturor eftersom varken papper, bläck eller transporter behövs. Inte heller kuvert eller porto, eftersom hanteringen förenklas då mycket av arbetet görs med automatik eller via en knapptryckning. Även säkerheten förbättras eftersom eventuella fel upptäcks direkt och återrapporteras till dig som avsändare.

Ny lag om e-faktura 2019

Från och med den 1 april 2019 träder en ny lag i kraft som innebär att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras elektroniskt (e-faktura) enligt en ny europeisk standard.

Det innebär att alla leverantörer till offentlig sektor måste skicka e-fakturor enligt den nya standarden, och att alla offentliga organisationer måste kunna ta emot dem. Detta gäller alla inköp, oavsett värde, som görs till följd av upphandlingslagarna LOU, LUF, LUFS och LUK.

Lagkravet på att skicka och ta emot e-fakturor gäller för alla offentliga upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019, inklusive direktupphandlingar. Offentliga upphandlingar som påbörjats innan detta datum omfattas inte retroaktivt av lagen.

Hållbarhet är viktigt för oss i Telgekoncernen, och vi vill att våra leverantörer i första hand använder e-faktura även för de upphandlingar som inte i nuläget omfattas av lagkravet.

Skicka e-faktura

Alla ev bilagor som ska skickas med e-fakturan måste vara i pdf-format.

PEPPOL

Vi tar i första hand emot e-fakturor via PEPPOL-nätverket. Telgekoncernens elektroniska adress i PEPPOL är organisationsnummer.

Ange alltid referens på fakturan, eftersom fakturor utan referens inte kommer att kunna behandlas i vårt fakturasystem. I PEPPOL ska referensen placeras i fältet "Invoice/cac:AccountingCustomerParty/cac:Party/cac:Contact."

Exempel Peppol BIS 3

<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cac:Contact>
<cbc:Name>Här anges referens</cbc:Name>
</cac:Contact>
</cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>

Läs mer om formatet Peppol BIS 3 på www.SFTI.se

VAN-tjänst

Vi tar även emot fakturor via Pagero som är en VAN-operatör. Är du redan kund hos Pagero, lägg till Telgekoncernen i ditt kundregister i Pagero Online. Saknar du en lösning för att skicka e-fakturor kan Pagero hjälpa dig att komma igång. Vid frågor, kontakta Pagero tel. 031-730 88 30. Har du en annan lösning för att skicka e-faktura, kontakta din operatör för att beställa en koppling till oss.

Ange alltid referens på fakturan, eftersom fakturor utan referens inte kommer att kunna behandlas i vårt system. I formatet Svefaktura 1.0 ska referensen placeras i fältet "BuyerParty.party.contact"

Exempel Svefaktura 1.0

<cac:BuyerParty>
<cac:Party>
<cac:Contact>
<cbc:Name>Här anges referens</cbc:Name>
</cac:Contact>
</cac:Party>
</cac:BuyerParty>

Läs mer om formatet Svefaktura 1.0 på www.SFTI.se

Leverantörsportal

Vi erbjuder alla våra leverantörer som inte kan skicka e-faktura möjligheten att använda Pageros portallösning Pagero Free Web Portal. Det är en webbaserad e-fakturatjänst som är helt kostnadsfri. Här finns mer information om Pageros portallösning.

Det här är våra bolag

Här kan du se vilka bolag som ingår i Telgekoncernen och vilka organisationsnummer, momsregistreringsnummer och GLN-nummer de har.

Skicka pdf-fakturor

I dagsläget kan Telgekoncernen även ta emot pdf-fakturor via e-post. Observera att när den nya lagstiftningen (se ovan) träder i kraft, tar vi inte längre emot pdf-fakturor som avser inköp via upphandlingar gjorda efter den 1 april 2019.

För att fakturan ska komma till rätt bolag och hanteras utan dröjsmål är det viktigt att du använder rätt e-postadress när du skickar fakturorna. Här hittar du Telgebolagens e-postadresser för att ta emot pdf-fakturor.

För att vi ska kunna ta hand om dina pdf-fakturor är det viktigt att:

• Fakturan är i filformatet pdf.
• Alla fakturor läggs som bilagor i e-postmeddelandet.
• Filnamnen på fakturorna har unika namn som endast innehåller siffror och bokstäverna A-Z. 
• Allt som hör till fakturan (flersidiga fakturor, bilagor med mera) ligger i samma fil.
• Fakturaadressen till det mottagande Telgebolaget finns på fakturan.
• För att vi ska kunna ta emot och hantera fakturan måste det finnas en referens i ett separat fält på fakturan märkt Er referens. Är du osäker på vad som är en godkänd referens, kontakta det beställande bolaget.
• E-postmeddelandets totala storlek inte överstiger 20 Mb.
• Inte skicka fler än 100 st filer per e-postmeddelande.
• Tänk också på att inte skriva något i själva e-postmeddelandet eftersom texten inte registreras/behandlas.